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Organiser et faire vivre un classement efficace

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Salariés de la Branche
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Contexte

Le plan de classement est une des pierres angulaires de la gestion documentaire. Sans plan de classement parfaitement structuré il est difficile de s’y retrouver. De plus, en matière de classement, la logique des uns peut s’opposer aux autres d’où la nécessité de créer une organisation ouverte à tous ou chacun pourra facilement accéder au document recherché à l’instant T.

Au delà de l’aspect « gain de temps » la perte, l’altération ou la destruction d’un document peut avoir des répercussions graves tant pour le bon le fonctionnement d’une organisation que sur l’intégrité des personnes accompagnées.

En résumé, cette formation devra permettre aux professionnels concernés de construire ou d’organiser un système de classement collectif adapté aux besoins des services ou structure et de le faire vivre afin d’assurer un accès rapide aux informations.

Objectifs

- Mettre en place un classement collectif efficace, accessible, fiable et évolutif, tant au niveau « papier » qu’au niveau électronique.

- Organiser les archives.

- Mettre en place des documents simples pour suivre le classement et communiquer avec les équipes.

 

A l’issue de la formation les participants devront être capables de :

  • Connaître le cadre réglementaire de l’archivage
  • Connaitre les Enjeux, objectifs de la gestion documentaire
  • Connaître les bases du classement, les différentes méthodes et plan de classement
  • Appréhender les possibilités offertes par la gestion électronique des documents (GED)
  • Savoir analyser l’information à traiter et adapter la méthode de classement
  • Savoir identifier les risques et savoir les évaluer
  • Savoir quoi jeter, quoi archiver
  • Optimiser le suivi du classement en fonction des supports utilisés

Prérequis

Aucun prérequis n’est demandé

Contenu

  • Les fondamentaux de la gestion documentaire :

- Définitions fondamentales, enjeux et objectifs

- Qu’est ce qu’un document ?

- Qu’est ce qu’une archive ?

 

  • Les points d’analyse de son système documentaire :

- Les informatiques et typologies documentaires en présence

- Le cycle de vie des documents et des dossiers

 

  • Méthodologie d’élaboration d’un plan de classement partagé :

- Les types de classement possibles

- Comment élaborer et faire cohabiter différents systèmes ?

 

  • Et l’informatique ? : Quelques repères pour une bonne gestion de ses données :

- Documents papiers et électroniques : similarités et différences ?

- De l’arborescence à  la charte de nommage des fichiers électroniques

- Les points de vigilance en informatique

- Panorama des types de GED (gestion électronique des documents)

 

  • Mettre en place un archivage efficace :

- La gestion des archives et le respect de la réglementation

- Identifier les document à archiver

- Construire ses outils de gestion des archives

Fiche technique

Secteurs

Tous secteurs

Public

Formation destinée aux professionnels, assistantes, secrétaires amenées à gérer et à organiser un classement collectif.

Durée

2 jours

Organisme de formation

  • Capei Formation

Date limite d’inscription

29/06/2018

Coût

225.00 €/stagiaire

Lieux & dates

  • Groupe 1
    Corrèze
    Les 26 & 27 avr. 2018
  • Groupe 2
    Creuse
    Les 24 & 25 mai 2018
  • Groupe 3
    Haute-Vienne
    Les 8 & 9 nov. 2018

Interlocuteur Unifaf